Documento legal

Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión: 1.0 Actualizado: 10 sep. 2026

UXEM SIGN

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Habeas Data — Ley 1581 de 2012

UXEM Entertainment Group S.A.S. NIT: 901.811.705-2 Medellín, Antioquia, Colombia uxemsign.com

Versión 1.0 | Vigente desde 20 de septiembre de 2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

UXEM Sign es un servicio de generación de contratos y firma electrónica operado por UXEM Entertainment Group S.A.S. (NIT 901.811.705-2), con domicilio en Medellín, Antioquia, República de Colombia, a través de la plataforma uxemsign.com. Esta plataforma es técnica y operativamente independiente de la plataforma de distribución musical uxem.com.co, con base de datos propia, dominio propio y sin sesión compartida entre ambas.

Dirección: Calle 92C #66-16, Oficina 201, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono de contacto: +57 322 609 0865. Correo electrónico exclusivo para asuntos de datos personales: privacidad@uxemsign.com.

Persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de los Titulares: Mariano Fuentes.

Para efectos de la presente Política, UXEM Sign actúa bajo un doble rol frente a los datos personales que trata, según se detalla en la Sección 4:

Como Responsable del Tratamiento, respecto de los datos personales de los Usuarios titulares de cuenta (personas naturales o jurídicas que contratan el servicio).
Como Encargado del Tratamiento, respecto de los datos personales de los Firmantes y demás terceros que los Usuarios cargan en la plataforma para la generación y firma de contratos.

En virtud del monto de sus activos totales, UXEM Sign no se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). No obstante, en cumplimiento del principio de Transparencia, UXEM Sign ha optado por inscribirse de manera voluntaria. Número de radicado: 26-376416- -000000-000.

2. MARCO LEGAL

La presente Política se fundamenta en las siguientes disposiciones legales vigentes en la República de Colombia:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: derecho a la intimidad personal y familiar y derecho al habeas data.
Ley 1581 de 2012: disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015): reglamenta la autorización del Titular, las políticas de tratamiento y las transferencias internacionales.
Decreto 886 de 2014: regula el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la SIC.
Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012: regulan el comercio electrónico, los mensajes de datos y la validez de la firma electrónica, mecanismo mediante el cual se perfecciona el consentimiento de firma en la plataforma (código de verificación OTP).
Código General del Proceso (artículos relativos a mensajes de datos y su valor probatorio).
Ley 1116 de 2006: régimen de insolvencia empresarial, aplicable en caso de liquidación o disolución de UXEM Entertainment Group S.A.S. conforme a la Sección 20 de esta Política.
Circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.

3. DEFINICIONES

Además de las definiciones generales de la Ley 1581 de 2012 (Dato personal, Dato sensible, Titular, Responsable, Encargado, Tratamiento, Transferencia, Transmisión, Autorización, Base de datos), para efectos de esta Política se entenderá:

Usuario / Cliente: persona natural o jurídica que contrata el servicio de UXEM Sign para generar y gestionar contratos.
Firmante: persona natural que suscribe electrónicamente un contrato generado en la plataforma, por instrucción de un Usuario.
Instrumento del Encargo del Tratamiento: documento contractual mediante el cual el Usuario, en su calidad de Responsable de los datos de sus Firmantes, imparte instrucciones documentadas a UXEM Sign en su calidad de Encargado (Sección 10).

4. ROL DUAL: RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

UXEM Sign trata datos personales bajo dos calidades distintas, según la siguiente distribución:

Rol	Datos	Quién decide finalidad
Responsable	Datos de cuenta del Usuario: nombre, correo, contraseña, plan, créditos, facturación, logs de acceso.	UXEM Sign
Encargado	Datos de Firmantes cargados por el Usuario y contenido de los contratos generados.	El Usuario, conforme al Instrumento del Encargo del Tratamiento

En su calidad de Encargado, UXEM Sign no determina las finalidades ni el uso de los datos de los Firmantes; dicha determinación corresponde exclusivamente al Usuario. El Usuario declara y garantiza, al utilizar la plataforma, contar con la autorización correspondiente de cada Firmante para el tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, siendo responsable frente a los Firmantes y ante la SIC por la obtención de dicha autorización.

5. DECLARACIÓN SOBRE DATOS SENSIBLES Y LA IMAGEN DE FIRMA MANUSCRITA

UXEM Sign no requiere como parte ordinaria de sus procesos de registro, autenticación o firma electrónica la recolección de datos personales sensibles, entendidos en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

No obstante, la plataforma permite, de manera opcional, que el Firmante incorpore una imagen de su firma manuscrita para su representación visual dentro del documento electrónico.

La imagen de la firma manuscrita no es utilizada por UXEM Sign como mecanismo de autenticación biométrica, ni es sometida a análisis biométrico, reconocimiento automatizado, comparación de patrones, extracción de características comportamentales, medición de presión, velocidad, trayectoria, inclinación u otras variables destinadas a identificar o autenticar unívocamente al Firmante.

La autenticación y manifestación electrónica de aceptación dentro del flujo de UXEM Sign se realizan mediante los mecanismos de firma electrónica implementados por la Plataforma, incluyendo el código de verificación de un solo uso (OTP) y los demás elementos técnicos y probatorios asociados a la transacción, de conformidad con la Ley 527 de 1999 y las normas que regulan la firma electrónica.

Sin perjuicio de la naturaleza jurídica que pueda atribuirse a una imagen estática de firma manuscrita y en aplicación de un criterio reforzado de protección, UXEM Sign aplicará a dicha información las salvaguardas previstas para el tratamiento de datos personales sensibles.

En consecuencia:

A. El suministro de la imagen de firma manuscrita será facultativo; B. El Firmante será informado de que no está obligado a suministrarla; C. Su negativa a suministrarla no impedirá la utilización de los mecanismos de firma electrónica disponibles en la Plataforma; D. Se solicitará autorización previa, expresa e informada para su tratamiento; E. La imagen únicamente podrá utilizarse para incorporarla visualmente al documento correspondiente y para su conservación, consulta y acreditación dentro de la relación contractual; F. UXEM Sign no utilizará la imagen para desarrollar, entrenar o alimentar sistemas de reconocimiento biométrico, identificación automatizada o perfilamiento del Firmante, salvo que en el futuro se implemente una funcionalidad de esta naturaleza y se obtengan previamente las autorizaciones legalmente exigibles.

La autorización correspondiente se encuentra desarrollada en la Sección 9.3 de esta Política.

6. DATOS PERSONALES QUE UXEM SIGN TRATA

6.1 Como Responsable — Titulares de cuenta (Usuarios)

Nombre y apellidos, nombre de usuario, correo electrónico, hash de contraseña, avatar, teléfono, idioma, zona horaria, rol dentro de la cuenta.
Historial de suscripción, plan contratado y movimientos del monedero de créditos.
Dirección IP, agente de usuario y fecha en registros de acceso y de actividad (logs).
Información de facturación (razón social, documento/NIT, dirección) cuando se habilite la pasarela de pago.

6.2 Como Encargado — Firmantes (terceros)

Nombre, correo electrónico, teléfono (opcional).
Código OTP, almacenado de forma cifrada/hasheada.
Imagen de la firma manuscrita, cuando el Firmante opta por cargarla.
Dirección IP, agente de usuario y fecha del acto de firma.
Estado del proceso de firma y constancia de consentimiento.

6.3 Como Encargado — Contenido de los contratos

Campo de libre configuración por el Usuario: puede incluir datos de identificación, domicilio, datos bancarios, cuantías y demás información que el Usuario decida incorporar en la plantilla contractual. UXEM Sign no controla ni valida el contenido cargado por el Usuario.

6.4 Branding del cliente

Logo, colores corporativos, prefijo de numeración de contratos y subdominio propio bajo uxemsign.com, cuando el Usuario contrata la modalidad de marca blanca.

6.5 Prospectos

Cuando un visitante diligencia el formulario de contacto o solicitud de información disponible en uxemsign.com, antes de registrarse como Usuario, UXEM Sign recolecta su nombre, correo electrónico y el contenido del mensaje o solicitud enviada, con la finalidad de dar respuesta a su solicitud y, si el visitante lo autoriza expresamente, de enviarle información comercial sobre el Servicio.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

7.1 Como Responsable — Ejecución contractual

Creación, gestión y administración de la cuenta del Usuario.
Provisión del servicio de generación de plantillas contractuales y gestión del ciclo de firma electrónica.
Facturación por los servicios de suscripción y créditos contratados.
Soporte técnico y atención de solicitudes del Usuario.

7.2 Como Encargado — Por instrucción del Usuario

Envío de invitaciones de firma, recordatorios y notificaciones del ciclo de firma a los Firmantes.
Generación del documento contractual y de su registro de auditoría.
Verificación pública del documento firmado, cuando el Usuario habilite dicha función.

7.3 Finalidades secundarias — Consentimiento específico

Envío de comunicaciones comerciales y boletines a Usuarios titulares de cuenta.
Encuestas de satisfacción e investigaciones de mercado.

7.4 Cumplimiento legal

Obligaciones tributarias y contables.
Atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
Prevención, detección e investigación de fraude y uso indebido de la plataforma.

8. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO

Consentimiento informado (art. 9, Ley 1581/2012): para los tratamientos no indispensables para la ejecución del contrato, en especial comunicaciones comerciales y la captura de la imagen de firma manuscrita.
Ejecución contractual: para los tratamientos necesarios para prestar el servicio (gestión de cuenta, generación de contratos, ciclo de firma, soporte).
Ejecución del encargo del tratamiento: respecto de los datos de Firmantes, la base legal primaria es el cumplimiento de las instrucciones documentadas del Usuario Responsable (Sección 10).
Obligación legal: para el tratamiento requerido por normas tributarias, contables o por requerimiento de autoridades competentes.
Interés legítimo: exclusivamente para la seguridad de la plataforma y prevención de fraude, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del Titular.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

9.1 Mecanismo de obtención — Usuario titular de cuenta

La autorización se obtiene mediante casilla de verificación obligatoria e independiente en el formulario de registro. El registro no podrá completarse sin que el Usuario marque esta casilla.

9.2 Texto del checkbox — Usuario titular de cuenta

«He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de UXEM Sign (UXEM Entertainment Group S.A.S., NIT 901.811.705-2) y autorizo el tratamiento de mis datos personales para las finalidades principales descritas en dicha Política, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Entiendo que puedo ejercer mis derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Portabilidad y Revocación escribiendo a privacidad@uxemsign.com.»

9.3 Autorización específica — Imagen de firma manuscrita (Firmante)

Texto sugerido, a mostrarse al Firmante antes de habilitar la carga de su firma manuscrita:

«Autorizo el almacenamiento de la imagen de mi firma manuscrita como elemento visual del documento contractual. Entiendo que no estoy obligado a suministrarla, que mi negativa no impide el uso de los mecanismos de firma electrónica de la Plataforma, y que esta imagen no constituye el mecanismo de validación de mi consentimiento contractual, el cual se realiza mediante el código de verificación enviado a mi correo electrónico.»

9.4 Autorización — Firmantes menores de edad

Ver procedimiento específico en la Sección 13.

9.5 Revocación de la autorización

El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento mediante solicitud escrita dirigida a privacidad@uxemsign.com. La revocación no tiene efectos retroactivos y no afectará los tratamientos realizados con base en la autorización previamente otorgada ni los necesarios para cumplir obligaciones legales o contractuales vigentes.

10. INSTRUMENTO DEL ENCARGO DEL TRATAMIENTO

Cuando el Usuario carga datos de Firmantes o contenido contractual en la plataforma, actúa como Responsable de dichos datos frente a sus Firmantes, y UXEM Sign actúa exclusivamente como Encargado, bajo las siguientes condiciones, incorporadas en los Términos y Condiciones del servicio:

UXEM Sign tratará los datos de los Firmantes únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Usuario y para las finalidades descritas en la Sección 7.2.
UXEM Sign implementará las medidas de seguridad descritas en la Sección 14.
UXEM Sign no transferirá los datos de los Firmantes a terceros distintos de los subencargados descritos en la Sección 12, salvo instrucción expresa del Usuario o requerimiento legal.
Los datos de los Firmantes correspondientes a Contratos Generados que hayan sido firmados se conservarán conforme a los plazos de la Sección 15 (mínimo diez (10) años), con independencia de que la relación contractual con el Usuario haya terminado, por tratarse de datos que forman parte integral de un documento con valor probatorio. Los datos de Firmantes correspondientes a Contratos Generados que no lleguen a completarse (borradores o invitaciones de firma no perfeccionadas) serán suprimidos dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación de la relación contractual con el Usuario, salvo instrucción distinta de este.
El Usuario garantiza contar con la autorización de cada Firmante para el tratamiento de sus datos personales y para el uso de UXEM Sign como Encargado, siendo responsable frente a la SIC y frente a los Firmantes por la obtención de dicha autorización.

11. DERECHOS DEL TITULAR (ARCO+)

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, ejercibles en cualquier momento: Acceso, Rectificación, Cancelación/Supresión, Oposición, Portabilidad y Revocación del consentimiento, en los términos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

11.1 Procedimiento — Artículo 15, Ley 1581/2012

Radicación: correo a privacidad@uxemsign.com con asunto "SOLICITUD DATOS PERSONALES - [tipo de solicitud]", indicando nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto.
Subsanación: si la solicitud está incompleta, UXEM Sign contactará al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; el Titular cuenta con dos (2) meses para completarla.
Consultas: respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación.
Reclamos (rectificación, supresión, oposición): respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación.
Recurso ante la SIC: agotado el trámite ante UXEM Sign, el Titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co, línea 601 592 0400).

Precisión sobre el rol de Encargado: cuando la solicitud provenga de un Firmante respecto de datos cargados por un Usuario, UXEM Sign remitirá la solicitud al Usuario correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, sin perjuicio de adoptar las medidas técnicas necesarias para facilitar su atención, conforme al Instrumento del Encargo del Tratamiento.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS

a) Infraestructura tecnológica (Encargado)

UXEM Sign se acoge al Data Processing Addendum publicado por Hostinger International Ltd. (disponible en hostinger.com/legal/dpa), incorporado automáticamente por la aceptación de sus Términos de Servicio, el cual impone a Hostinger obligaciones de confidencialidad, medidas técnicas y organizativas de seguridad, restricciones al uso de subencargados y eliminación de los datos dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación del servicio. Dichas obligaciones se adoptan como el mecanismo contractual que garantiza un nivel de protección equivalente al exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en los términos del artículo 26 de dicha ley.

b) Pasarela de pago

Destinatario: Mercado Pago. Datos transmitidos: datos de identificación y de pago necesarios para procesar suscripciones y recargas de créditos. Base legal: ejecución contractual.

c) Correo transaccional

UXEM Sign opera su propio servicio de correo transaccional sobre la misma infraestructura de Hostinger descrita en el literal (a); no existe, a la fecha, un proveedor externo adicional de correo. En caso de contratarse en el futuro un proveedor externo (p. ej. un ESP de terceros), esta Política deberá actualizarse conforme a la Sección 19.

d) Sociedades de gestión colectiva y DSPs

No aplica. UXEM Sign no transmite datos a plataformas de streaming, descarga digital ni sociedades de gestión colectiva, por no ser un servicio de distribución musical.

e) Autoridades judiciales y administrativas

Destinatarios: juzgados, tribunales, Fiscalía General de la Nación, DIAN, SIC u otras autoridades competentes colombianas o extranjeras. Datos transmitidos: los que sean requeridos por orden judicial, administrativa o legal. Base legal: obligación legal.

13. TRATAMIENTO DE DATOS DE FIRMANTES MENORES DE EDAD

La plataforma UXEM Sign no está dirigida a que personas menores de dieciocho (18) años actúen como Firmantes de manera autónoma. Cuando un contrato deba ser suscrito por un menor de edad, la firma deberá realizarse exclusivamente a través de su representante legal, quien deberá:

Declarar, bajo la gravedad de juramento, su calidad de representante legal del menor.
Aportar copia de su documento de identidad y, cuando corresponda, del registro civil de nacimiento del menor que acredite dicha calidad.
Prestar el consentimiento informado en nombre del menor respecto del tratamiento de sus datos personales, conforme a la presente Política.

El Contrato Generado deberá identificar al menor como la parte sustancial del contrato y al representante legal como quien actúa en su nombre y representación, indicando expresamente dicha calidad (padre, madre, tutor u otra).

Cuando el contrato involucre una actividad remunerada del menor (por ejemplo, una prestación de servicios artísticos, de grabación o de presentación en vivo), la Ley 1098 de 2006 exige, además de la autorización del representante legal, un permiso de trabajo expedido por el Inspector de Trabajo del Ministerio del Trabajo (o, en su defecto, por el Comisario de Familia o la Alcaldía municipal), aplicable a adolescentes entre 15 y 17 años bajo el régimen ordinario de autorización de trabajo, y excepcionalmente a menores de 15 años para actividades remuneradas de tipo artístico, cultural, recreativo o deportivo. Dicho permiso lo solicitan conjuntamente el representante legal del menor y el Usuario, ante la autoridad competente, y es independiente del consentimiento de tratamiento de datos regulado en esta Política.

Este requisito no aplica necesariamente cuando el menor recibe una participación en derechos ya existentes sin prestar un servicio activo (por ejemplo, una participación en regalías sin actuación, grabación o presentación); UXEM Sign no determina si un Contrato Generado en particular requiere dicho permiso, siendo esta una evaluación que corresponde al Usuario.

La Plataforma permite al Usuario cargar el permiso de trabajo, una vez obtenido, como documento asociado al Contrato Generado correspondiente, para su conservación junto con el registro de auditoría.

UXEM Sign no tramita, no verifica la autenticidad ni valida la vigencia de la representación legal declarada ni del permiso de trabajo cargado. El Usuario que genere un contrato en el que intervenga un Firmante menor de edad es el único responsable de contar con dichas autorizaciones cuando la ley lo exija, y de la veracidad de los documentos aportados, sin perjuicio de las validaciones técnicas que UXEM Sign pueda implementar en la plataforma.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

14.1 Medidas técnicas

Cifrado de datos en tránsito mediante TLS/HTTPS en todas las comunicaciones.
Cifrado de datos en reposo en la base de datos y almacenamiento en la nube.
El código OTP se almacena de forma hasheada y no reversible.
La imagen de firma manuscrita se almacena cifrada y solo es accesible dentro del contexto del contrato al que pertenece.
Autenticación de dos factores (2FA) para el personal interno con acceso a sistemas que contienen datos personales.
Sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS) y copias de seguridad periódicas.

14.2 Medidas organizativas

Control de acceso basado en roles (RBAC).
Acuerdos de confidencialidad suscritos por el personal y colaboradores con acceso a datos personales.
Auditorías y revisiones periódicas de los sistemas de información y de los accesos.

14.3 Procedimiento ante brechas de seguridad

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, UXEM Sign activará su protocolo interno de respuesta, notificará a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección (artículo 17, literal f, Ley 1581/2012) e informará a los Titulares afectados cuando el incidente pueda generar un riesgo significativo para sus derechos.

15. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

UXEM Sign conservará los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables:

Dato	Plazo recomendado	Fundamento
Datos de cuenta del Usuario	Vigencia del contrato + 5 años tras terminación	Consistencia con la política de UXEM matriz; defensa ante reclamaciones civiles/contractuales
Contratos firmados (documento + imagen de firma)	Mínimo 10 años desde la firma o terminación del contrato subyacente	Prescripción ordinaria de acciones civiles, art. 2536 C.C. (mod. Ley 791/2002); sujeto a instrucción del Usuario como Responsable
Código OTP	24–72 horas tras validación o expiración	Sin finalidad ulterior una vez cumplido su propósito de autenticación puntual
Registro de auditoría inmutable	Indefinido, en forma anonimizada tras una solicitud válida de supresión	Concilia integridad probatoria del registro con el derecho de supresión (ARCO+)
Logs técnicos y de uso de la plataforma	Máximo 12 meses	Consistencia con la política de UXEM matriz
Datos de facturación	10 años	Art. 28 Código de Comercio; art. 632 Estatuto Tributario

Los plazos anteriores están sujetos a la Sección 20 (Cese de Operaciones) en caso de terminación de la operación de UXEM Sign.

16. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

La plataforma uxemsign.com utiliza cookies y tecnologías similares, clasificadas así:

Cookies estrictamente necesarias: gestión de sesión, autenticación y seguridad. No requieren consentimiento previo.
Cookies analíticas y de preferencias: miden tráfico y almacenan configuraciones personalizadas. Requieren consentimiento del Usuario.
Cookies de marketing: solo se activan con consentimiento previo y explícito.

El Usuario puede gestionar o desactivar las cookies no esenciales a través del panel de preferencias de cookies de la plataforma o de la configuración de su navegador.

17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

En virtud del monto de sus activos totales, UXEM Sign no se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD administrado por la SIC. No obstante, en cumplimiento del principio de Transparencia, UXEM Sign ha optado por inscribirse de manera voluntaria. Número de radicado: 26-376416- -000000-000.

18. CANAL DE ATENCIÓN AL TITULAR

Persona responsable: Mariano Fuentes. Correo electrónico exclusivo: privacidad@uxemsign.com. Dirección física: Calle 92C #66-16, Oficina 201, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono: +57 322 609 0865. Asunto estándar: "SOLICITUD DATOS PERSONALES - [tipo de solicitud]". Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m., hora de Colombia (UTC-5), excluyendo festivos nacionales. Tiempo de respuesta: máximo 15 días hábiles para reclamos y 10 días hábiles para consultas, con las prórrogas establecidas en la Ley 1581 de 2012.

Si el Titular considera que UXEM Sign ha vulnerado sus derechos de habeas data y ha agotado el procedimiento de reclamo, podrá acudir directamente a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co, línea de atención 601 592 0400).

19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

UXEM Sign se reserva el derecho de actualizar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas con al menos quince (15) días calendario de anticipación mediante correo electrónico y aviso destacado en la plataforma. Si el Titular no está de acuerdo, podrá solicitar la cancelación de su cuenta antes de la entrada en vigencia. El uso continuado tras dicha fecha implicará la aceptación de la Política actualizada.

20. CESE DE OPERACIONES

Los plazos de conservación establecidos en la Sección 15 de esta Política constituyen un compromiso de UXEM Sign mientras se encuentre operando. En caso de cese de operaciones de UXEM Sign, ya sea por decisión voluntaria, disolución, liquidación o cualquier otra causa que implique la terminación de la prestación del Servicio, se aplicará el siguiente procedimiento:

a) Aviso previo: UXEM Sign notificará a todos los Usuarios, con al menos sesenta (60) días de anticipación a la fecha efectiva de cese, salvo que este derive de una orden de autoridad competente que exija un plazo menor, mediante correo electrónico y aviso destacado en la Plataforma.

b) Ventana de exportación: durante el período de aviso previo, y por un plazo adicional de treinta (30) días contado desde la fecha efectiva de cese, todo Usuario podrá exportar copia de sus Contratos Generados, sus registros de auditoría, y los datos de sus Firmantes, en un formato de uso común. Este derecho aplica a todos los planes, incluidos los que no incluyan Marca Blanca.

c) Prioridad de continuidad: UXEM Sign procurará, en la medida de lo razonablemente posible y sujeto a las normas aplicables en materia de insolvencia (Ley 1116 de 2006), gestionar la continuidad del Servicio mediante la transferencia de la operación a un tercero que asuma las obligaciones de esta Política frente a los Titulares, sin que ello constituya una garantía de que dicha continuidad se logrará en todos los casos.

d) Límite del compromiso de conservación: agotado el plazo descrito en el literal (b) sin que se haya logrado la continuidad descrita en el literal (c), UXEM Sign no podrá garantizar la conservación ni la verificación pública de los Contratos Generados con posterioridad a la terminación efectiva de sus operaciones. El plazo mínimo de diez (10) años establecido en la Sección 15 constituye, en consecuencia, un compromiso operativo de UXEM Sign mientras preste el Servicio, y no una garantía independiente de la existencia de la sociedad.

e) Este procedimiento se entiende sin perjuicio de las normas legales aplicables a los procesos de insolvencia, liquidación o disolución de sociedades, ni de las facultades que correspondan al liquidador o a la autoridad competente en dichos procesos respecto de los activos de UXEM Entertainment Group S.A.S., incluyendo las bases de datos.

21. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el 20 de septiembre de 2026. La base de datos a la que se refiere esta Política tiene un período de vigencia indefinido, mientras UXEM Sign preste el Servicio, sin perjuicio de los plazos de conservación establecidos en la Sección 15 y del procedimiento de Cese de Operaciones de la Sección 20. La Política permanecerá vigente hasta tanto no sea modificada o reemplazada por una versión posterior publicada en uxemsign.com/politica-de-datos.

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